Introducción
La factura electrónica en el Gobierno Vasco es obligatoria para todas las empresas y autónomos que trabajen con la Administración Pública. A través de este sistema, los proveedores pueden enviar, registrar y hacer seguimiento de sus facturas de forma digital, segura y con validez legal.
En esta guía se explica qué es la factura electrónica del Gobierno Vasco, cómo enviarla, cómo darse de alta, qué requisitos técnicos se necesitan y en qué se diferencia de TicketBAI, para poder cumplir correctamente con la normativa sin errores ni retrasos en los cobros.
Qué es la factura electrónica del Gobierno Vasco
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, que se envía de forma telemática cuando se factura a organismos públicos.
En el caso del Gobierno Vasco, este sistema permite que los proveedores:
- Presenten sus facturas de forma telemática.
- Hagan seguimiento del estado de cobro.
- Eviten errores administrativos.
- Cumplan con la normativa estatal y autonómica.
Desde 2015, todas las empresas que trabajan con la Administración están obligadas a utilizar la facturación electrónica en formato Facturae.
Quién está obligado a usar la factura electrónica en el Gobierno Vasco
Están obligados a enviar factura electrónica al Gobierno Vasco:
- Empresas proveedoras de la Administración.
- Autónomos que facturen a organismos públicos.
- Contratistas de ayuntamientos, diputaciones y entes públicos.
- Sociedades mercantiles en general.
Solo algunos autónomos en casos muy concretos pueden estar exentos, pero la norma general es la obligatoriedad.
Requisitos para enviar factura electrónica al Gobierno Vasco
Para poder emitir y enviar una factura electrónica correctamente es necesario disponer de:
- Certificado digital válido (FNMT, DNI electrónico, etc.).
- Factura en formato Facturae.
- Firma electrónica aplicada sobre la factura.
- Envío a través de una plataforma habilitada para facturación electrónica.
- Datos correctos del organismo destinatario (códigos de unidad, órgano de contratación, etc.).
Si alguno de estos requisitos no se cumple, la factura puede ser rechazada automáticamente.
Cómo enviar una factura electrónica al Gobierno Vasco
Existen dos formas principales de enviar la factura electrónica al Gobierno Vasco, en función del tipo de empresa y de sus sistemas de gestión.
Envío manual de facturas electrónicas
El envío manual está pensado para autónomos y pequeñas empresas que no disponen de un ERP integrado. En este caso, el proceso habitual es:
- Generar la factura en formato Facturae con una aplicación compatible.
- Firmar digitalmente la factura con el certificado correspondiente.
- Subir y enviar la factura desde la plataforma de facturación electrónica habilitada.
- Recibir la confirmación de registro de la factura con una referencia de entrada.
Envío automático desde un software de facturación
Las empresas que utilizan un software de facturación o ERP pueden integrar la facturación electrónica y automatizar el envío:
- Las facturas se generan directamente desde el sistema de gestión.
- Se firman electrónicamente de forma automática.
- Se envían a la Administración sin tener que subir archivos manualmente.
- Se registra el estado de cada factura dentro del propio software.
Este método aporta mayor seguridad, rapidez y control interno sobre la facturación con la Administración.
Alta en la facturación electrónica del Gobierno Vasco
Para poder operar correctamente con la factura electrónica del Gobierno Vasco es necesario seguir una serie de pasos previos:
- Disponer de un certificado digital activo a nombre de la empresa o autónomo.
- Registrarse como proveedor en los portales o plataformas habilitadas.
- Configurar los datos de la empresa y las unidades administrativas destinatarias.
- En caso de usar un ERP o software de facturación, integrar la generación y envío de Facturae.
Actualmente también es posible utilizar plataformas estatales como FACE, que permiten el envío de facturas electrónicas a miles de organismos públicos en España, incluidos muchos del ámbito autonómico y local.
Diferencia entre factura electrónica y TicketBAI
Es importante no confundir el sistema de facturación electrónica al Gobierno Vasco con el sistema TicketBAI, ya que tienen objetivos y ámbitos diferentes.
Factura electrónica
- Se utiliza para facturar a la Administración Pública.
- Es obligatoria a nivel estatal para proveedores de organismos públicos.
- Utiliza el formato Facturae y firma electrónica.
- Se envía a las plataformas de facturación electrónica de cada administración.
TicketBAI
- Es un sistema de control de la facturación privada y de los ingresos.
- Es obligatorio solo en el País Vasco para determinados contribuyentes.
- Se basa en un fichero TicketBAI con un diseño legal específico.
- La información se remite a las Haciendas Forales.
En resumen, si una empresa o autónomo trabaja con la Administración necesita factura electrónica, y si además tiene su residencia fiscal en el País Vasco debe cumplir también con TicketBAI en su facturación privada.
Ventajas de usar la factura electrónica en el Gobierno Vasco
El uso de la factura electrónica con el Gobierno Vasco ofrece múltiples ventajas tanto para las empresas como para la Administración:
- Entrega inmediata de las facturas.
- Mayor seguridad jurídica gracias a la firma electrónica.
- Seguimiento en tiempo real del estado de las facturas.
- Reducción de errores administrativos y rechazos.
- Ahorro de tiempo y costes frente al papel.
- Cumplimiento legal con la normativa vigente.
Qué ocurre si no envío la factura electrónicamente
Intentar presentar una factura en papel o fuera del sistema de facturación electrónica puede tener consecuencias negativas:
- La factura puede ser rechazada automáticamente.
- Se pueden producir retrasos en el cobro.
- Se generan incidencias administrativas y necesidad de rehacer el proceso.
- Existe un incumplimiento de la normativa de facturación con la Administración.
Software de facturación y cumplimiento normativo
Para facilitar todo este proceso, muchas empresas optan por utilizar un software de facturación adaptado tanto a la factura electrónica como a TicketBAI. Este tipo de soluciones permiten:
- Emitir facturas electrónicas de forma automática.
- Firmar digitalmente las facturas sin procesos manuales.
- Enviar directamente las facturas a la Administración correspondiente.
- Cumplir con la normativa fiscal y de facturación en el País Vasco.
- Integrar la facturación con contabilidad, impuestos y análisis de datos.
Conclusión
La factura electrónica en el Gobierno Vasco es un requisito obligatorio para cualquier empresa o autónomo que trabaje con la Administración Pública. Conocer los requisitos técnicos, el procedimiento de alta y las diferencias con TicketBAI es fundamental para evitar errores, sanciones o retrasos en los cobros.
Contar con un sistema de facturación adaptado a la normativa permite cumplir con estas obligaciones de forma sencilla, automatizada y segura, mejorando la gestión administrativa y la relación con los organismos públicos.
