Introducción: por qué VeriFactu es clave en 2027
VeriFactu se ha convertido en uno de los conceptos más importantes en la digitalización fiscal en España. Aunque muchas empresas y autónomos han oído hablar de él, todavía existe confusión sobre qué es exactamente, cuándo será obligatorio y qué implicaciones reales tendrá en el día a día de los negocios.
A partir de 2026 y, de forma definitiva en 2027, la forma de emitir facturas cambiará de manera estructural. Ya no bastará con cumplir los requisitos formales de una factura: el propio software de facturación deberá garantizar que los datos no puedan alterarse, borrarse ni manipularse sin dejar rastro. Este cambio responde a la estrategia de la Agencia Tributaria para reforzar el control fiscal y reducir el fraude.
VeriFactu no es una moda ni una herramienta opcional. Es un nuevo estándar que afectará a la mayoría de empresas, pymes y autónomos que emiten facturas mediante sistemas informáticos. Entenderlo a tiempo y prepararse con antelación marcará la diferencia entre una adaptación ordenada y problemas operativos o sanciones.
En esta guía completa te explicamos qué es VeriFactu, cuál es su marco legal, a quién afecta, cómo funciona en la práctica y qué pasos debes dar para adaptar tu empresa sin riesgos.
Qué es VeriFactu
VeriFactu es un sistema definido por la Agencia Tributaria que establece cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas. Su objetivo principal es evitar que las facturas puedan modificarse o eliminarse una vez emitidas, una práctica que históricamente ha facilitado el fraude fiscal.
Desde un punto de vista práctico, VeriFactu obliga a que cada factura genere un registro informático único, encadenado con los anteriores y protegido frente a manipulaciones. Ese registro puede, además, enviarse automáticamente a la Agencia Tributaria, permitiendo un control casi inmediato de la facturación.
Es importante aclarar que VeriFactu no es un programa concreto ni una plataforma independiente. Es un conjunto de requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir los programas de facturación. Por tanto, no se trata de “darse de alta en VeriFactu”, sino de utilizar un software que esté adaptado a VeriFactu.
Para el usuario final, el proceso será en gran parte transparente. El cambio real se produce a nivel de sistema, no en la forma manual de crear una factura, aunque sí implica nuevas responsabilidades y una mayor disciplina en los procesos de facturación.
Marco legal: Ley Antifraude, reglamento y orden ministerial
La base legal de VeriFactu se encuentra en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude. Esta norma introdujo la prohibición expresa de utilizar software que permita llevar contabilidades paralelas o manipular facturas.
El desarrollo técnico de esta ley se concreta en el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación, también conocidos como SIF. Este real decreto establece cómo deben generarse los registros, cómo se encadenan, qué eventos deben registrarse y cómo se garantiza la conservación de la información.
Finalmente, una Orden Ministerial concreta los detalles técnicos, como formatos, estructuras de los registros, eventos obligatorios y elementos que deben incorporarse a las facturas. Este conjunto normativo es el que da forma definitiva a VeriFactu.
La filosofía de la norma es clara: no se persigue la factura en sí, sino el uso de sistemas que permitan alterar la información fiscal sin control. Por eso, la responsabilidad recae tanto en los fabricantes de software como en las empresas que lo utilizan.
Diferencia entre VeriFactu, factura electrónica y SIF
Uno de los errores más comunes es confundir VeriFactu con la factura electrónica o pensar que son conceptos equivalentes. En realidad, se trata de elementos distintos que conviene diferenciar.
La factura electrónica hace referencia al formato digital del documento, como un PDF, un XML o el formato Facturae. Una factura puede ser electrónica y, aun así, no cumplir VeriFactu.
El SIF es el software que se utiliza para emitir facturas. Aquí es donde entra en juego la normativa, ya que no todos los sistemas serán válidos a partir de la entrada en vigor del reglamento.
VeriFactu es una modalidad de funcionamiento del SIF que cumple los requisitos legales y, opcionalmente, envía los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Por tanto, una empresa puede emitir facturas electrónicas, pero si su software no cumple los requisitos del SIF, estará incumpliendo la normativa.
Calendario oficial de entrada en vigor
La implantación de VeriFactu será progresiva y dependerá del tipo de obligado y del rol que desempeñe en el ecosistema.
Los fabricantes y distribuidores de software de facturación deberán tener sus soluciones adaptadas antes de 2026. A partir de ese momento, solo podrán comercializar sistemas que cumplan los requisitos del Real Decreto 1007/2023.
Para empresas y autónomos, la obligación efectiva llegará de forma escalonada entre 2026 y 2027. Esto significa que muchos negocios deberán cambiar o actualizar su software antes de esas fechas.
Por ejemplo, un autónomo que actualmente emite facturas con un programa antiguo o con hojas de cálculo deberá migrar a un software adaptado antes de la fecha límite. Esperar al último momento puede provocar problemas de continuidad del negocio o incumplimientos involuntarios.
A quién afecta VeriFactu
Autónomos
Los autónomos que emitan facturas mediante software están directamente afectados. Profesionales, comercios y prestadores de servicios deberán asegurarse de que su herramienta de facturación cumple VeriFactu.
Pymes
En las pymes, el impacto es mayor debido al volumen de facturación, la existencia de varias series y la integración con TPV, stock o contabilidad. La adaptación suele requerir planificación y pruebas previas.
Grandes empresas
Las grandes organizaciones deberán gestionar un volumen elevado de registros y garantizar la coherencia entre distintos sistemas. Además del cumplimiento legal, el riesgo reputacional es mayor.
Comercio y retail
En el comercio minorista, VeriFactu afecta directamente a los tickets, cierres de caja y sistemas TPV. Cada operación debe quedar correctamente registrada y trazada.
Hostelería
Bares, restaurantes y negocios de hostelería deberán adaptar comandas, tickets y facturas simplificadas, asegurando que el sistema no permita manipulaciones posteriores.
Asesorías
Las asesorías juegan un papel clave, ya que deberán trabajar con clientes que utilicen software compatible y revisar procesos para garantizar la correcta llevanza de la información fiscal.
Quién no está obligado y en qué casos
Aunque VeriFactu afectará a la gran mayoría de empresas y profesionales que emiten facturas mediante software, la normativa contempla supuestos concretos en los que no existe obligación directa de aplicar VeriFactu o en los que su aplicación es diferente. Conocer estos casos es clave para evitar interpretaciones erróneas y decisiones innecesarias.
Empresas y profesionales que no utilizan sistemas informáticos de facturación
La obligación de VeriFactu nace cuando se utiliza un Sistema Informático de Facturación. Por tanto, quienes no emplean ningún software para emitir facturas quedan fuera del ámbito de aplicación.
Esto puede darse en casos muy residuales, como actividades que emiten facturas manuales en papel sin registro informático o operaciones puntuales sin soporte digital ni base de datos asociada. Esta situación no exime del cumplimiento fiscal general, pero sí implica que no se aplican los requisitos técnicos de VeriFactu.
Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información
Las empresas obligadas al Suministro Inmediato de Información ya remiten sus registros de facturación a la Agencia Tributaria en plazos muy reducidos. Debido a este nivel de control y trazabilidad, la normativa prevé que, en muchos casos, no deban aplicar VeriFactu de forma adicional.
Este supuesto afecta principalmente a grandes empresas, grupos de IVA y entidades que se acogieron voluntariamente al SII. Aun así, estas organizaciones deben seguir utilizando sistemas fiables y coherentes con la normativa vigente.
Regímenes especiales con obligaciones de facturación limitadas
Algunos regímenes especiales, como el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca, presentan particularidades en materia de facturación. En muchas de sus operaciones habituales no existe obligación de emitir factura, lo que implica que no se genera un registro sujeto a VeriFactu.
No obstante, cuando estas actividades sí emiten facturas a otros profesionales o empresas, pueden entrar en el ámbito de aplicación del SIF, dependiendo del sistema utilizado.
Operaciones sin obligación legal de facturar
Cuando una operación no está sujeta a la obligación de emitir factura según la normativa de facturación, VeriFactu tampoco resulta aplicable, ya que no existe registro de facturación.
Este escenario puede darse en determinadas operaciones exentas o en relaciones fuera del ámbito empresarial o profesional.
Empresas en territorios con regímenes forales
En territorios con regímenes fiscales propios, como el País Vasco o Navarra, existen sistemas específicos como TicketBAI o Batuz. Estas normativas no son sustituidas por VeriFactu y, en muchos casos, su aplicación tiene prioridad dentro de su ámbito territorial.
Esto no supone una exención automática, sino una aplicación diferenciada que debe analizarse caso por caso.
Aclaraciones importantes: lo que NO exime de VeriFactu
Existen ideas erróneas frecuentes que conviene aclarar. Facturar poco volumen, tener pocos clientes, usar Excel o facturar solo a particulares no exime automáticamente de cumplir VeriFactu si se utiliza un sistema informático de facturación.
En caso de duda, lo más prudente es asumir que VeriFactu sí afecta a tu actividad y verificar que el software utilizado cumple los requisitos legales.
Qué requisitos debe cumplir un software VeriFactu
Un software adaptado a VeriFactu debe cumplir una serie de requisitos técnicos y funcionales. Entre los más importantes se encuentran la generación de registros inalterables, la trazabilidad completa de las operaciones y el registro de todos los eventos relevantes, como anulaciones o rectificaciones.
Además, el sistema debe impedir el borrado manual de facturas y garantizar la conservación segura de la información durante los plazos legales. También debe permitir, en su caso, el envío automático de los registros a la Agencia Tributaria.
Estos requisitos no son opcionales y deben estar implementados de forma nativa en el software, no mediante soluciones externas o parches improvisados.
Cómo funciona VeriFactu paso a paso
El funcionamiento de VeriFactu es automático desde el punto de vista del usuario. Cuando se emite una factura, el sistema genera de forma inmediata un registro informático asociado.
Ese registro se firma y se encadena con los anteriores, creando una secuencia que impide modificaciones sin dejar evidencia. En la modalidad VeriFactu, el registro se envía a la Agencia Tributaria en tiempo real o casi real.
Finalmente, el sistema conserva toda la información de forma segura, garantizando su disponibilidad ante inspecciones o requerimientos.
Qué cambia en la factura
Con VeriFactu, las facturas incorporan nuevos elementos visibles, como un código QR y una leyenda legal que identifica el sistema utilizado.
Estos elementos permiten a la Administración y, en determinados casos, al propio cliente, verificar que la factura ha sido emitida conforme a la normativa. Para el negocio, el cambio es principalmente técnico, pero refuerza la transparencia.
Modalidades: VeriFactu vs No VeriFactu
La normativa contempla dos modalidades de funcionamiento. En la modalidad VeriFactu, los registros se envían automáticamente a la Agencia Tributaria. En la modalidad No VeriFactu, los registros se conservan internamente, pero deben cumplir igualmente los requisitos de integridad y trazabilidad.
La elección de una u otra dependerá del tipo de empresa, del software utilizado y de la estrategia fiscal, siempre dentro de los márgenes que permite la normativa.
Impacto operativo en el día a día del negocio
La implantación de VeriFactu supone un cambio en la forma de trabajar. Las facturas ya no podrán borrarse, solo rectificarse, y los errores deberán gestionarse mediante procedimientos formales.
Esto obliga a mejorar la organización interna, formar al personal y revisar procesos, pero también reduce errores y aporta mayor control sobre la facturación.
Riesgos de no adaptarse a tiempo
No adaptarse a VeriFactu puede tener consecuencias importantes, como sanciones económicas, problemas en inspecciones fiscales y bloqueos operativos si el software deja de ser válido.
Además, una adaptación precipitada suele generar estrés, errores y costes adicionales.
Cómo preparar tu empresa
Preparar tu empresa para VeriFactu no consiste únicamente en cambiar de software a última hora. Requiere una planificación mínima, revisión de procesos y coordinación con los distintos actores implicados en la facturación.
Estos son los pasos clave para una adaptación correcta y sin sobresaltos:
- Revisa tu sistema actual de facturación y confirma si cumple o cumplirá los requisitos de VeriFactu según el Real Decreto 1007/2023. Si el proveedor no ofrece garantías claras, es una señal de alerta.
- Analiza cómo facturas hoy: número de series, rectificativas, facturación recurrente, TPV, ventas online o integración con otros sistemas. Cuanto más complejo sea el flujo, antes conviene actuar.
- Planifica la migración con tiempo, definiendo fechas, responsables y un periodo de pruebas previo a la entrada en vigor obligatoria.
- Coordínate con tu asesoría o departamento fiscal para asegurar que la información que genera el sistema es coherente con la contabilidad y las obligaciones tributarias.
- Forma a las personas que emiten facturas, ya que con VeriFactu los errores no se borran: se corrigen mediante procedimientos formales.
- Realiza pruebas reales de facturación, comprobando rectificaciones, anulaciones, cierres y conservación de registros.
Una preparación anticipada no solo evita sanciones, sino que reduce incidencias operativas y permite asumir el cambio con normalidad.
Beneficios de adaptarse con antelación
Aunque VeriFactu nace como una obligación legal, adaptarse con tiempo aporta ventajas reales al negocio, más allá del mero cumplimiento normativo.
Entre los principales beneficios destacan:
- Transición sin estrés, con margen para probar el sistema y corregir incidencias antes de que sea obligatorio.
- Mayor control sobre la facturación, evitando errores, duplicidades o descuadres.
- Mejor organización interna, al estandarizar procesos y responsabilidades.
- Reducción del riesgo de sanciones y problemas en inspecciones fiscales.
- Base preparada para futuros cambios, como la factura electrónica obligatoria B2B.
- Mejor colaboración con la asesoría, gracias a datos más fiables y trazables.
En muchos casos, las empresas que se adelantan no solo cumplen la normativa, sino que mejoran su eficiencia operativa.
Errores comunes que debes evitar
Para adaptarte correctamente a VeriFactu, es tan importante saber qué hacer como evitar los errores más habituales que están cometiendo muchas empresas y autónomos.
Los fallos más frecuentes son:
- Esperar al último momento para adaptar el software, lo que suele provocar prisas, decisiones incorrectas y problemas operativos.
- Pensar que la normativa no aplica a tu actividad por tener poco volumen de facturación o pocos clientes.
- Confiar en soluciones provisionales o herramientas no homologadas que prometen cumplir la normativa sin garantías reales.
- Seguir utilizando Excel u hojas de cálculo creyendo que no se consideran sistemas informáticos de facturación.
- No coordinarse con la asesoría, generando incoherencias entre la información fiscal y contable.
- No formar al equipo, lo que aumenta el riesgo de errores en la emisión, rectificación o gestión de facturas.
Evitar estos errores reduce drásticamente el riesgo de sanciones y facilita una transición ordenada.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿VeriFactu es obligatorio para todas las empresas y autónomos?
VeriFactu es obligatorio para la mayoría de empresas y autónomos que emiten facturas mediante sistemas informáticos de facturación. Existen algunas excepciones muy concretas, pero en la práctica la gran mayoría de negocios deberán utilizar software adaptado.
¿VeriFactu es un programa que tengo que contratar?
No. VeriFactu no es un software independiente. Es un conjunto de requisitos legales que debe cumplir el programa de facturación que utilices. La obligación consiste en usar un software compatible con VeriFactu, no en darse de alta en ningún servicio específico.
¿Puedo seguir usando Excel o Word para facturar?
Las hojas de cálculo y documentos de texto no cumplen los requisitos técnicos exigidos a los Sistemas Informáticos de Facturación. Su uso implica un alto riesgo de incumplimiento una vez la normativa sea plenamente obligatoria.
¿Es lo mismo VeriFactu que la factura electrónica?
No. La factura electrónica se refiere al formato del documento, mientras que VeriFactu regula cómo debe funcionar el sistema que emite la factura para garantizar su integridad y trazabilidad. Son conceptos relacionados, pero distintos.
¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y TicketBAI?
TicketBAI es una normativa autonómica aplicable en determinados territorios, mientras que VeriFactu tiene alcance estatal. Comparten objetivos similares, pero no son equivalentes ni sustituibles entre sí.
¿Tengo que enviar todas mis facturas a la Agencia Tributaria?
Solo en la modalidad VeriFactu los registros de facturación se envían automáticamente a la Agencia Tributaria. En la modalidad No VeriFactu, los registros se conservan internamente, pero deben estar disponibles ante requerimientos.
¿Qué ocurre si mi software no está adaptado a tiempo?
Utilizar un software no adaptado puede implicar incumplimiento de la normativa, sanciones económicas y problemas en inspecciones fiscales. Por ello, es recomendable revisar y actualizar el sistema con antelación.
¿Cómo sé si mi software cumple VeriFactu?
El proveedor del software debe garantizar el cumplimiento del Real Decreto 1007/2023 y de la Orden Ministerial correspondiente. En caso de duda, es recomendable solicitar confirmación expresa o consultar con un especialista.
Conclusión y CTA
VeriFactu representa un cambio estructural en la facturación en España. Comprender la normativa y adaptarse con antelación es la mejor forma de evitar riesgos y mejorar la gestión del negocio.
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