Si trabajas con clientes que necesitan conocer el precio exacto de una compra antes de comprometerse, o si vendes al extranjero y la aduana te pide un documento previo al envío, es probable que necesites una factura proforma. Mucha gente la confunde con una factura normal o con un presupuesto, y aunque se parecen, cumplen funciones distintas y tienen consecuencias distintas si las usas mal.
En este artículo te explicamos qué es exactamente, qué datos debe llevar, cómo hacerla paso a paso, y en qué se diferencia de una factura, un presupuesto y un albarán.
Índice de contenidos
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento provisional e informativo que detalla las condiciones de una futura venta, productos, precios, cantidades e IVA, antes de que la operación se cierre de forma definitiva. No tiene ningún valor fiscal ni contable, no genera obligación de pago ni de declarar impuestos, y siempre debe sustituirse por una factura real en el momento en que la venta se confirma.
Es habitual en operaciones donde el cliente necesita ver el precio final antes de comprometerse, en ventas internacionales donde la aduana exige un documento previo, o en pedidos que requieren un anticipo antes de empezar a producir o enviar la mercancía.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Más allá de la definición, estos son los casos donde de verdad se usa en el día a día de un negocio.
Confirmar precio y condiciones antes de vender
Permite que el cliente vea con detalle qué va a pagar exactamente, sin que eso implique todavía una obligación de facturar ni de declarar esa operación.
Operaciones de comercio internacional
En exportaciones, la aduana del país de destino suele exigir una proforma para calcular aranceles o autorizar el envío antes de que exista una factura definitiva.
Solicitar un anticipo o depósito
Cuando un pedido requiere un pago por adelantado antes de empezar a fabricar o prestar el servicio, la proforma sirve como base para justificar ese anticipo frente al cliente.
Aprobación interna en empresas grandes
Algunos departamentos de compras necesitan un documento formal que aprobar internamente antes de autorizar el pago, y usan la proforma para ese trámite previo.
Qué datos debe incluir una factura proforma
No existe una regulación específica sobre su contenido, porque no es un documento fiscal, pero para que cumpla su función y no genere confusión, conviene que incluya lo mismo que una factura real más una advertencia visible de que es un documento provisional:
- La palabra «PROFORMA» bien visible en el encabezado, para que no se confunda con una factura definitiva
- Fecha de emisión y periodo de validez de las condiciones ofrecidas
- Datos del emisor y del receptor
- Descripción de los productos o servicios, cantidades y precio unitario
- Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe total
- Condiciones de pago y de entrega si aplican
Modelos de factura proforma
Antes de entrar en el paso a paso, esta es la estructura básica que debe seguir cualquier modelo de factura proforma, puedes usarla como plantilla y adaptar los datos a tu caso:
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Encabezado | FACTURA PROFORMA (visible y destacado) |
| Fecha de emisión | DD/MM/AAAA |
| Válida hasta | DD/MM/AAAA (normalmente 15-30 días después) |
| Datos del emisor | Nombre o razón social, NIF, domicilio |
| Datos del receptor | Nombre o razón social, NIF, domicilio |
| Descripción | Producto o servicio, cantidad, precio unitario |
| Base imponible | Importe antes de impuestos |
| IVA | Tipo aplicado e importe (o indicación de exento) |
| Total | Importe final |
| Condiciones | Forma de pago, anticipo requerido si aplica |
Este modelo sirve tanto si lo montas en una hoja de cálculo como si lo generas desde un software de facturación, lo importante es que ningún campo falte y que la palabra «PROFORMA» esté siempre visible en el encabezado.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Indica que es una proforma
Escribe «Factura Proforma» en el título del documento, de forma clara, para que no pueda confundirse con una factura completa ni usarse para deducir gastos o IVA por error.
Añade la fecha y el plazo de validez
Indica hasta cuándo son válidas las condiciones ofrecidas, los precios y la disponibilidad pueden cambiar, y es importante que el cliente sepa el margen de tiempo que tiene para confirmar.
Incluye los datos fiscales de ambas partes
Nombre o razón social, NIF y domicilio de emisor y receptor, igual que en una factura real, aunque el documento no tenga valor fiscal.
Detalla los productos o servicios con su precio
Cada línea debe reflejar cantidad, descripción y precio unitario, tal y como aparecerá después en la factura definitiva si la operación se confirma.
Añade los importes totales
Base imponible, IVA desglosado e importe total, exactamente igual que en una factura completa.
Ejemplos prácticos de factura proforma
Ejemplo de venta con anticipo
Imagina que vendes 10 unidades de un producto a 50 euros cada una, con un IVA del 21%. La base imponible sería de 500 euros, la cuota de IVA de 105 euros, y el importe total de 605 euros. Ese es el desglose que aparecería en la proforma, exactamente igual que en la factura definitiva que emitirás después, con la única diferencia de que el encabezado dice «Factura Proforma» y el documento no llevará numeración fiscal correlativa hasta que se convierta en la factura real. Es habitual pedir un anticipo de entre el 30% y el 50% del importe total antes de empezar a producir o prestar el servicio, y la proforma es el documento que justifica ese primer pago.
Ejemplo de venta internacional para aduana
Si exportas 200 unidades de un producto a 12 euros cada una a un cliente fuera de la Unión Europea, la proforma reflejaría un importe de 2.400 euros, normalmente sin IVA al tratarse de una exportación, junto con el peso, el volumen y el arancel estimado de la mercancía. La aduana del país de destino usa esos datos para calcular los impuestos de importación antes de que la mercancía llegue físicamente, así que conviene que las cifras sean lo más ajustadas posible a la factura definitiva que emitirás después.
Ejemplo con plazo de validez
Si tus precios pueden variar por temporada o por tipo de cambio, es habitual limitar la validez de la proforma a un plazo concreto, lo más común es entre 15 y 30 días. Pasado ese plazo, si el cliente todavía no ha confirmado la compra, deberías emitir una proforma nueva con los precios actualizados en lugar de mantener la anterior indefinidamente.
Diferencias con otros tipos de documento
La proforma se confunde sobre todo con otros tres documentos que también aparecen en el proceso de venta. Esta tabla los pone lado a lado antes de entrar en el detalle de cada comparación:
| Aspecto | Factura proforma | Presupuesto | Factura completa | Albarán |
|---|---|---|---|---|
| Valor fiscal | No | No | Sí | No |
| Cuándo se usa | Cuando la venta ya está casi decidida | Antes de que el cliente decida | Al confirmarse la venta | En el momento de la entrega |
| Qué certifica | Condiciones y precio de una futura venta | Una propuesta de precio | La operación de venta ya realizada | Qué mercancía se ha entregado y cuándo |
| Numeración fiscal propia | No | No | Sí, correlativa y obligatoria | No |
Frente a la factura completa
La diferencia de fondo es sencilla: la factura completa tiene valor fiscal y legal, la proforma no. De hecho, la razón por la que la proforma carece de valor fiscal es que el Reglamento de Facturación solo reconoce dos tipos de documento con validez tributaria, la factura completa y la factura simplificada, y la proforma no es ninguna de las dos. Esto tiene consecuencias prácticas, una proforma no permite deducir IVA, no cuenta como gasto deducible, y no debe numerarse dentro de la misma serie que tus facturas reales, porque no forma parte de tu facturación oficial.
Frente a un presupuesto
Aquí la confusión es todavía más frecuente porque ambos documentos se usan antes de cerrar una venta, pero no son lo mismo. El presupuesto es una propuesta abierta, pensada para que el cliente compare precios y decida si acepta, y suele incluir varias opciones o alternativas. La proforma, en cambio, se emite cuando la venta ya está prácticamente decidida y lo único que falta es la confirmación final o el pago del anticipo, por eso tiene un formato mucho más parecido al de una factura real.
Frente a un albarán
El albarán tampoco tiene valor fiscal, pero su función es completamente distinta, no habla de precios ni condiciones de venta, sino que certifica la entrega física de una mercancía, qué se ha entregado, en qué cantidad y en qué fecha. Una proforma se usa antes de la venta, un albarán se usa en el momento de la entrega, y ninguno de los dos sustituye a la factura definitiva que debe emitirse después.
Errores comunes al hacer una factura proforma
No indicar claramente que es una proforma
Si el documento no dice «Proforma» de forma visible en el encabezado, un cliente o incluso tu propia gestoría pueden confundirla con una factura real. Esto es especialmente problemático si el cliente intenta registrarla como gasto deducible o incluirla en su declaración de IVA, porque Hacienda no la va a aceptar como justificante y el error puede acabar siendo suyo, no tuyo, pero la mala imagen sí es para tu negocio.
Numerarla dentro de la serie de facturas reales
Una proforma no debe compartir numeración correlativa con tus facturas oficiales. Si lo haces, puedes generar huecos o duplicados en tu numeración fiscal cuando llegue el momento de emitir la factura real, y eso es precisamente el tipo de incoherencia que llama la atención en una inspección. Lo más seguro es usar un prefijo distinto, como «PRO-» seguido de un número, para que quede claro que pertenece a una serie completamente aparte.
Indicar mal el IVA o no aclarar si está incluido
Como la proforma no tiene valor fiscal, es fácil ser descuidado con el desglose del IVA, pero eso genera confusión real, sobre todo en ventas internacionales donde puede no aplicar IVA español, o cuando el cliente necesita ese desglose exacto para su propia contabilidad. Conviene indicar siempre con claridad si el importe mostrado incluye o no el IVA, y a qué tipo, aunque el documento en sí no tenga efectos tributarios.
Olvidar convertirla en factura real
La proforma no sustituye a la factura. En cuanto la venta se confirma hay que emitir la factura definitiva con su numeración correspondiente, aunque el contenido sea prácticamente idéntico. No es raro que, sobre todo en pedidos pequeños o repetidos con el mismo cliente, la proforma se quede como único documento y nadie se acuerde de generar la factura real, lo que deja la operación sin cobertura fiscal.
No poner fecha de validez
Sin un plazo claro, un cliente puede intentar cerrar una compra meses después con precios que ya no son los vigentes, lo que genera discusiones fácilmente evitables. Indicar una validez de entre 15 y 30 días, como suele hacerse habitualmente, deja claro desde el principio hasta cuándo se mantienen esas condiciones.
Conclusión
Una factura proforma es una herramienta útil para confirmar condiciones antes de vender, pedir un anticipo o cumplir con trámites de aduana, pero nunca sustituye a una factura real. Mientras uses un buen software de facturación que distinga claramente entre proformas y facturas definitivas, evitarás casi todos los errores habituales, numeración duplicada, proformas contabilizadas por error, o clientes confundidos sobre qué documento tienen en la mano.
Preguntas frecuentes sobre la factura proforma
¿Las facturas proforma llevan IVA?
Se puede desglosar el IVA para que el cliente vea el importe final real, pero al no ser un documento fiscal, ese IVA no se declara ni se ingresa hasta que se emite la factura definitiva.
¿Las facturas proforma se contabilizan?
No. No tienen valor contable ni fiscal, así que no deben registrarse en tu contabilidad ni en tus libros de IVA, solo la factura definitiva que la sustituye debe contabilizarse.
¿Llevan numeración específica?
No deben usar la misma numeración correlativa que tus facturas reales. Muchas empresas usan un prefijo distinto, como «PRO-» seguido de un número, para diferenciarlas claramente.
¿Puedo cobrar con una factura proforma?
Puedes usarla para justificar y solicitar un anticipo, pero el cobro definitivo debe quedar respaldado después por la factura real correspondiente.
¿Qué pasa si no convierto la proforma en factura?
Si la venta se completa pero nunca emites la factura definitiva, estás incumpliendo tu obligación de facturación, independientemente de que existiera una proforma previa.